矢田建設のブログです。

今までの記事では、どちらかというと建設会社に直接的に関連をする内容を発信してきました。

元々こちらのブログではリノベーション、リフォームに関連をしている記事以外でも、矢田建設全体で取り組んでいることを伝えようという趣旨があるため、今回は矢田建設会社全体で現在動いている「電子帳簿保存法」について書いていきます。

電子帳簿保存法という言葉も聞きなれない言葉ではありますが、２０２２年１月から法改正され、新たに導入をすることや、やらなければいけないことも増えるので、まずは、電子帳簿保存法とは何なのか？ということからお話しをしましょう。

※電子帳簿保存法に関しては、私たち矢田建設もプロではありません。

情報に長けている専門の企業様より説明を受けましたので、不十分な点は何卒ご理解くださいませ。

電子帳簿保存法とは？

言葉だけを見ると聞きない単語なので、難しい印象を持ちますが、簡単に説明をすると、「国税関係帳簿書類を電子保存をする」ことを指します。

契約書、請求書、納品書やその他国税関係帳簿書類に当てはまる書類は多くありますが、身近な書類で話すと請求書、契約書、領収証などとなります。

では、電子帳簿保存法に対し、私たち企業はどのような対応をするべきなのでしょうか？

２０２２年１月に改正施行

電子帳簿保存法の歴史は１９９８年まで遡り、現在の２０２１年度まで数回改正をされています。

２００５年度の改正では、一部限られた内容はあったもののスキャンデータを電子保存データとして認められるようになり、２０１５年度の改正では、３万円以上のものも対象となったり、電子署名不要と着々と拡がりを見せ、２０１６年度の改正で、紙の書類をデジカメやスマホで撮影をしたデータも電子保存として認められるようになりました。

近年は企業もペーパーレス化を推進しており、電子帳簿保存法も世の中の動きに見合う変化をしています。

では２０２２年度１月より改正施行される内容はどのような改正になるのでしょうか？

１：取引において電子扱いで送受信をした場合、電子データで取引情報を保存をすることの義務付け

２：すでに紙からスキャンデータで保存することは認められていますが、緩和をされる

３：企業の大小に関わらず、全ての企業が当てはまる

例えば、会社で使う事務用品や備品をECサイトで総務担当が購入したとしましょう。

個人でも利用者の多いECサイトは領収書もPDFとされることがほとんどです。この場合、電子取引となるので電子データとして保存をする義務が発生します。

また、交代で会社出勤をしている企業も多く、経理担当者がたまたまテレワーク日の際、先方から請求書をメール等でPDF書類として送ってもらった場合も電子データ保存の対象となります。

改正に基づき私たちもまだまだ不明な点や、この場合は・・・？という疑問点もかなりありますが、わからないからと放っておくと、後々に指摘やペナルティを受ける可能性もあるので必ず確認をするようにしています。

電子帳簿保存法にはメリットもあり

義務ばかりを伝えてきたので、ぐったり感も否めませんが、電子帳簿保存法によってメリットもたくさんあります。

１：書類スペース確保が必要なくなる

２：経費削減につながる

３：業務の効率

４：環境への配慮

電子帳簿保存法に切り替えることで、紙での保管に必要なファイル、バインダー、キャビネットなどの事務用品が必要なくなります。

企業によっては、倉庫を書類保管場所として確保している会社もあるので、書類スペースの場所の確保も必要ありません。

また、経理担当者は、遡った書類を探すことも多くあるので、紙での保存方法となると、場所とファイルを探すのに時間がかかっていましたが、電子帳簿保存法によってファイルの保管を探しやすくなり、業務の効率化も図れます。

要件を満たす保存先を探しましょう

では、どこに電子ファイルを保存するべきなのでしょうか？格納場所は、電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムを導入することをおすすめします。

ファイルサーバーでの保存も認められているそうですが、現実的に難しいと判断したため、矢田建設でも電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを提供している企業に相談をしています。

２０２２年１月より改正施行となる電子帳簿保存法。ペーパーレス化が加速し、業務効率が上がることを期待しています。